Unos artikla — korak po korak, polje po polje

Artikal je sve što ambulanta troši ili prodaje — lek, vakcina, potrošni materijal, hrana. Ovaj tekst prati unos jednog novog artikla od početka do kraja i objašnjava svako polje na formi, uključujući i ona koja se ne pojave svima.

Pre nego što krenete: četiri šifarnika

Forma artikla traži Grupu, Pakovanje, Jedinicu mere i Proizvođača, a sve četiri se biraju iz spiskova koji već moraju postojati. Ako nešto od toga nedostaje, nećete moći da sačuvate artikal — zato se ti spiskovi popunjavaju prvi.

Svi su na istom mestu: Šifarnici (knjiga u levom meniju) → Artikli i usluge:

• Grupe artikala — npr. antibiotici, vakcine, potrošni materijal. Grupe se dodatno svrstavaju u Klase grupa artikala, što kasnije služi za izveštaje po širim kategorijama.
• Pakovanja artikala — kutija, bočica, blister, vreća.
• Jedinice mera artikala — ml, mg, komad, kg.
• Proizvođači artikala — spisak proizvođača.

Ako neki unos nedostaje, dodajte ga tu i vratite se na artikal. Ne morate napuštati posao — spiskovi se dopunjavaju u toku rada, jednom, i onda su dostupni svima u ambulanti.

Otvaranje forme

Levi meni → Artikli → dugme + iznad spiska. Forma se otvara u prozoru preko liste; zatvaranje bez snimanja ne ostavlja trag.

Polje po polje

1. Naziv

Obavezno. Najviše 80 znakova. Ovo je ime pod kojim ćete artikal tražiti kasnije, pri unosu utroška na protokolu — zato neka bude onako kako ga stvarno zovete, a ne kako piše na fakturi dobavljača. Ako držite dve jačine istog leka, razlika mora biti u nazivu (npr. „… 50 mg" i „… 100 mg"), inače ćete ih pri unosu mešati.

2. Grupa

Obavezno. Bira se iz spiska (polje ima pretragu — kucanjem se filtrira). Grupa nije samo red u šifarniku: po njoj se kasnije filtriraju spiskovi i izveštaji o utrošku, pa artikal svrstan „bilo gde" kvari upravo taj izveštaj.

3. Pakovanje, 4. Količina u pakovanju, 5. Jedinica mere

Sva tri obavezna, i tri zajedno opisuju jednu stvar: kako artikal ulazi u ambulantu, a kako iz nje izlazi.

Primer: antibiotik stiže kao kutija (pakovanje) sa 10 (količina u pakovanju) bočica od po ml (jedinica mere). Nabavlja se kutija, troši se bočica. Ako ovo nije tačno uneto, stanje u magacinu će odstupati, i to tiho — ništa neće prijaviti grešku, samo se brojevi neće slagati.

Količina u pakovanju mora biti veća od nule. Ako ostavite 0, forma javlja „Mora biti veće od 0" i ne da da se sačuva.

6. Proizvođač

Obavezno. Iz spiska proizvođača. Korisno kad isti lek nabavljate od više proizvođača — tada su to dva artikla, ne jedan.

7. Vakcinalna linija

Nije obavezno. Popunite samo ako je ovaj artikal preparat neke vakcine — tako postaje ponuđen u polju „Preparat" pri unosu vakcinacije (v. uputstvo „Vakcinalni karton"). Za sve ostale artikle ostaje prazno.

8. Nabavna cena

Obavezno. Pazite na jednu stvar, i sama forma je ističe sivim tekstom ispod polja: unosi se nabavna cena PAKOVANJA, ne cena jedne bočice ili tablete. Ako kutija od 10 ampula košta 1.200, unosi se 1.200.

Decimale se kucaju sa zarezom, hiljade se same razdvajaju tačkom.

9. Marža i 10. Prodajna cena — dva polja, jedan podatak

Ovo je mesto na kome se najčešće zastane. Pravilo je jednostavno: morate popuniti bar jedno od ta dva. Ako oba ostanu prazna, forma javlja „Jedan od dva podataka obavezan".

Polja se sama dopunjuju, u oba smera:

• upišete maržu (u %) → prodajna cena se izračuna kao nabavna × (1 + marža/100);
• upišete prodajnu cenu → marža se izračuna unazad, iz odnosa prodajne i nabavne cene.

Zato radite onako kako vam je prirodnije: neko ima politiku marže („na sve 30%"), neko ima zadatu cenu na polici. Rezultat je isti.

Nabavna cena i marža su interni podaci. Vlasnik životinje ih nikada ne vidi — ni na računu, ni na protokolu.

11. PDV i 12. Prodajna cena sa PDV

Ova dva polja vidite samo ako je ambulanta u sistemu PDV-a. Ako ih na svojoj formi nemate, to nije greška ni nedostajuća dozvola — nego podatak o ambulanti („PDV obveznik") koji se podešava u podacima ambulante.

Kod PDV obveznika novi artikal dolazi sa PDV = 20%, a ponuđene stope su 0, 10 i 20%. Promena stope odmah preračunava Prodajnu cenu sa PDV — a to je iznos koji vlasnik stvarno plaća.

13. Aktivan

Čekboks. Uključen znači da se artikal nudi pri unosu utroška i prodaje. Artikal koji više ne držite nemojte brisati — isključite „Aktivan". Nestaće iz izbora pri unosu, a ostaće na svim starim protokolima i u izveštajima. Brisanje bi vam pokvarilo istoriju.

14. Min. količina u magacinu

Ovo polje vidite samo ako ambulanta koristi magacin. Novi artikal dolazi sa vrednošću 0. To je granica ispod koje zaliha te stavke znači „vreme je za poručivanje" — postavlja se po iskustvu, na količinu koja pokrije nabavku.

15. Indikacije, 16. Kontraindikacije, 17. Napomene

Nisu obavezni. Sva tri su polja sa bogatim tekstom (podebljano, liste, pasusi). Ovde ide ono što želite da vam bude pri ruci kad artikal birate na protokolu — doziranje po kilogramu, karenca, upozorenja za mačke, „ne kombinovati sa…", uslovi čuvanja.

Pažnja — ova tri polja primaju najviše 255 znakova, i to zajedno sa oznakama za oblikovanje teksta. Podebljavanje i liste troše deo tog prostora, pa realno stane 3–4 rečenice. Duži tekst se pri snimanju tiho skraćuje: poruka o grešci se ne pojavljuje, ali višak neće biti sačuvan. Zato napišite kratko i proverite posle snimanja da je sve ostalo — a opširnija uputstva držite tamo gde im je mesto (protokol, dokument, interna poruka).

Nekoliko minuta uloženih ovde vraća se prvi put kad artikal koristi kolega koji ga ne poznaje, ili vi sami posle šest meseci.

Snimanje i šta ako forma ne da

Dugme Sačuvaj. Ako nešto nedostaje, forma se ne zatvara nego crvenim ispisuje šta fali — ispod tačno tog polja. Najčešće poruke:

• „Obavezan podatak" — nepopunjeno obavezno polje (naziv, grupa, pakovanje, jedinica mere, količina u pakovanju, proizvođač, nabavna cena).
• „Mora biti veće od 0" — količina u pakovanju je ostala 0.
• „Jedan od dva podataka obavezan" — prazne su i marža i prodajna cena.

Poruka nestaje čim polje ispravite — ne morate ponovo snimati da biste videli da je u redu.

Šta se dešava posle snimanja

Artikal se od tog trenutka nudi na tri mesta:

• pri unosu utroška na protokolu — ono što ste potrošili na pacijenta;
• u magacinskim dokumentima — prijem, otpis, prenos;
• u Analitici protokola → Artikli — pregled koliko je čega potrošeno.

Cena se pri unosu na protokol preuzima iz artikla, ali se na samom protokolu može ispraviti za taj slučaj — izmena tamo ne menja cenovnik.

Ograničenja — sve na jednom mestu

Ovo su granice koje forma i baza stvarno primenjuju. Vredi ih znati unapred: neke javljaju grešku, a jedna (dužina teksta) ćuti.

Podrazumevane vrednosti novog artikla: Aktivan uključen, Min. količina 0, PDV 20% kod PDV obveznika (inače 0).

Kratki odgovori

Ne vidim polja za PDV. Ambulanta nije označena kao PDV obveznik. To je podatak o ambulanti, ne o vašoj ulozi.

Ne vidim „Min. količina u magacinu". Ambulanta ne koristi magacin. Ako želite praćenje zaliha, to se uključuje u podacima ambulante.

Uneo sam pogrešnu nabavnu cenu. Ispravite je na artiklu — nova cena važi od tog trenutka nadalje. Već zatvoreni protokoli zadržavaju cenu koja je na njima bila.

Isti lek, dva proizvođača. Dva artikla. Tako su vam i nabavna cena i utrošak tačni po proizvođaču.

Greškom sam uneo duplikat. Ako se već koristi na protokolima, ne brišite ga — isključite „Aktivan" i dalje radite sa jednim.